广州市沙坪坝区巴渝公益事业发展中心费用报销管理办法第一章总则

第一条为了强化我中心的财务管理，合理调度资金，提升资金使用效益，按照国家有关法律、法规和各项财政新政，结合本中心《章程》《财务管理制度》和具体情况拟定本办法。

第二条我中心财务报销包括在日常管理、业务活动中进行欠款、对形成的开支进行报销等行为。

第二章欠款

第三条依据下述须要，在总额前可以向中心提出欠款：

（一）采购固定资产、实物资产、低值易耗品等财产物资；

（二）项目活动预算内总额；

（三）出差。

第四条所有欠款必须提早1个工作日递交欠款申请且经中心所长审批后方可进行欠款。

第五条单次欠款金额原则上不得低于预算金额，且不得低于欠款人两个月薪水支出。

第六条欠款代办流程

（一）欠款人通过审批流程递交欠款申请，递交上级主管初审。

（二）不同类型的欠款，采取不同的初审流程：

1.购置固定资产依据校长办公大会决议，直接递交财务负责人初审；

2.购置实物资产由综合事务部递交采购计划，直接报财务负责人初审；

3.项目活动款欠款及项目活动物资采购类实物资产购置由项目（活动）负责人复核后递交财务负责人初审；

4.因外出欠款按照项目活动计划或出差安排计划直接报财务负责人初审。

（三）经初审后，欠款人依照规定填写《借款单》，标明欠款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改，字迹清晰）等基本信息。根据审批流程签字审批后到综合事务部申领领款手续。

文员应在欠款单上标明欠款形式，通常超过1000元的欠款通过交行汇款的方法筹措。

第七条欠款人欠款后必须在审批的还贷时限内及晨报销并还贷（冲抵）。在尚有欠款未还清前，不得进行第二次欠款。

第八条欠款人付清欠款时，内勤应在欠款单上标明付清时间等信息。对于逾期未还贷项（或未进行报销），财务人员应每周催促两次，经过财务人员催促三次尚未还贷的，从该职工薪水中直接扣回，直到其归还欠款，再补发扣回的薪水，形成的个人所得税由本人承当。

第三章原始票据的索求与整理

第九条日常费用主要包括电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品、业务招待费等。各项费用的累计总额原则上不得超出预算额度。

第十条经手人必须取得相应的合法票据。合法票据应该客观真实、正式合法，收据抬头应统一为中心全称“重庆市北碚区巴渝公益事业发展中心”，纳税人辨识号“525034A”，其他信息可不填写，所有填写的信息不得多字、少字、错字。

（一）增值税普通（专用）收据应有“全国统一收据监制章”、“国家税务总局监制”“省（直辖市、自治区）名称”的收据监制章和开票单位“发票专用章”（电子收据可无开票单位“发票专用章”）；

（二）财政票据（公益事业捐款统一票据、非税收入票据等）应有财政监制章和开票单位财务专用章；

（三）邮政、银行、铁路、报社系统的各种带印戳的支票、支付证明单等。

第十一条如所获取的票据为电子票据，在未实现费用报销无纸化管理之前应使用空白票据纸复印作为即将票据。电子票据应根据收据时间、事由、金额、经手人姓名的格式命名，如“20211228-自然亲水项目兼善学校交通费100.00郑建”，并在报销时递交到综合事务部按月存档。

第十二条采购物资总额金额单次超过2000元时，通常应进行比价，确定采购对象后，订立采购合同或附电商采购清单。

第十三条领取劳务费、补贴等，应编制领款清单标明受款人姓名、领取标准、联系方法、身份证号码等信息，实发劳务金额300.00元及以上时应在劳务费签收单反面附身份证打印件，所有签订的劳务合同须要劳务费签收单，借以作为报销根据，手续缺乏的，综合事务部一律拒付，特殊情况不能提供的必须单独写说明由校长签字。超过1000元的通常应通过交行汇款形式支付。劳务费应按规定申报个人所得税。领款清单由受款者亲自签名（或按手印），原则上不得代领。如受款者确实难以自行发放，需由他人代领的，受款者必须亲自向财务人员说明情况，此种情况代领者最多只能代领1人。

第十四条发生饭店大会形成住宿结算时，如对方收据未写明清晰的信息（如住宿人数/天数等），须要饭店提供详尽结算清单（如流提单），特殊情况下，需结算人员在收据旁边写明详尽结算信息（房数/天数/总价及人员等）。

第十五条涉及到小型活动杂费，需提供出席活动人员的签到表，以核算出饭钱的标准。

第十六条报销交通费，需标明乘车人姓名、事由和起止地址。通过网约车出游的，应标明事由，可以阶段性报销。

第十七条日常采购办公用具或物资等，如收据上无明细的，须在收据后附商场小票或物品明细单（反映所购物品名称、数量、单价、金额）。

第十八条特殊情况处理：假如收款单位（提供商品或服务的单位）未能出具即将合法的收据和支票，可要求对方出具普通发票，但必须在支票上签订收款人姓名并加盖收款单位私章或财务专用章，每笔总额300元以上时标明收款人地址、电话等，报销时需详尽标明事由，须有其别人员证明；假如收款方（提供商品或服务的单位或个人）未能出具即将合法的收据和发票，也难以出具普通发票，如：在农贸市场采购水果、水果等，在农村发生伙食、住宿等未能取得收据甚至发票时，可填写本中心自制《付款说明单》，经手人填写签字后附上付款痕迹截图并取得相关人员签字证明，每笔总额300元以上时标明收款人身分证号码，报销时必须详尽标明事由。

第十九条在项目活动中从库存物资中调用物资应使用领料单作为会计记帐原始账簿。

第四章费用报销单的填写

第二十条《费用报销单》（以下简称“报销单”）填写人应为部门成员或项目成员，报销单具体事项填写要求

（一）报销部门：填写分为综合事务部、公益项目部、党总支、理事会等；

（二）时间：填写填表时间；

（三）收据及附件张数：填写含报销单本页在内的收据、合同、收据等各种收据及附件的张数；

（四）报销项目：填写“费用课目”，如下：

1.办公用具：办公中可常年保存形态的实物资产。例如鼠标、打印机

2.办公设备：通常具有较高价值的固定资产。台式或电脑笔记本、打印机、扫描仪、装订机（小型）、碎纸机等

3.办公耗材：办公中很快消耗的低值易耗品，包括粉盒、墨粉、回形针、燕尾夹、固体胶、胶带、便签纸、裁纸刀、文具、纸张、订书机、插线板、文件袋、档案盒等

4.餐饮费：各种大会餐饮费、工作杂费等

5交通运输费：包括打路费、网约路费、包车费、大巴车、租路费、加油费、停路费、物资运输费、装卸费、搬邮费等

6.住宿费：各种项目活动、出差、学习等住宿形成的费用

7.劳务费：应附劳务费签收表

8.志愿服务补助：应附志愿服务补助签收表

9.广告费：包括设计制做费用

10.物料费：包括各种活动宣传物料

11.彩印费：彩印品制做费用

12.通信费：电话费、手机费等

13.图书及报刊刊物费：采购图书、订阅报刊刊物的费用。

14.寄送费：邮政、快递等寄送费用

15.保险费：场地保险、责任保险、意外保险等各种保险费用

16.修理费：房子修理、办公室设施设备修理费用

17.审计费：年度报表审计、项目专项审计、换届审计、离任审计等费用

18.咨询费：法律咨询、财务咨询、市场咨询等各种咨询费用

19.会员费：参与某类联合性组织收取的会员费用

20.租赁费：办公室租赁、活动场地租赁、设施设备租赁等费用

21.水电气费

22.物管管理费：物管管理费

23.工本费：订购捐款票据

24.信息技术服务费：软件服务费、技术维护费等

25.税金

（五）摘要：填写报销明细，尽可能包括相关数目信息。

（六）金额（大写）：首位数前应加“￥”，尾数到分无数字的应填写“0”。

（七）合计金额（小写）：应根据“1、2、3、4、5、6、7、8、9、0”对应“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、零”填写在对应的空格内，小写上面无数字时应用“零”或“⊗”占位。

（八）备注：首行应填写项目名称或事项名称的全称或简称，如“幸福社区垃圾分类志愿服务项目”或“幸福社区”，或“第三届理事会第一次大会”、“巴渝公益2020年晚会”，次行写具体活动时间等可以明晰的内容。

（九）原欠款、应退（补）差额：如无则不填写，直接划掉。如有欠款，如欠款小于实际报销金额，应划掉“补”字，填写相应退货金额；如欠款大于实际报销金额，应划掉“退”字，填写影响的补款金额（报销差额）。

第二十一条报销初审流程及各种签字要求

（一）初审流程

（二）签字人员要求

1.领款人：实际开支费用给收款方的人员，如通过交行拨款的方法总额，可由报销人填写收款方单位名称或个人姓名，并在领款人名子后标明“（××代签）”。

2.报销人：该项目或该项工作团队中负责财务（文员）工作的人。

3.文员：综合事务部负责报销后递交报销拨款或支付现金的工作人员。

4.复核：由项目负责人或部门负责人进行复核，如负责人为经手人的，应交叉复核。

5.会计主管：不填写。

6.领导审批：由校长审批。

（三）其他注意事项

1.报销课目未达到5个时，空行的金额部份应通过斜线或“S型线”划掉。

2.协议超过2页的，可以不符合同，将协议存档备查。

3.附件折叠时应确保不超过报销单边界，且在右边装订后才能正常打开，附件如打车票、火车票等须要粘贴在裁切白纸等原始账簿应邻近右下处，便于账簿装订扫描等工作

第二十二条第三章规定的合法票据等原始票据应作为报销单的附件。

（一）涉及到项目（活动）协议、采购合同的相关费用的报销，应将相关协议或合同单独存档备查。

（二）通过对公帐户支付相关货款时，需附有建行复印的建行单据，作为报销凭据之一附于报销单后。

第二十三条报销单整理以同一类票据所发生的时间先后为次序。不得将付款方式（工行、现金）不同的票据填写在同一张报销单，不得将不同项目混和填写一张报销单。

第二十四条整理有序的报销凭据，正面向上，左上角对齐，粘贴平整，中间不鼓包，右侧与报销单等宽，当报销凭据比报销单长时，折叠平整。

第二十五条报销单粘贴时注意不能把凭据票面的金额粘贴住，若因而发生的审稽金额与报销金额不符，由报销人自负。

第二十六条报销单填写必须用红色的铅笔或签字笔，以防日久退色。

第二十七条报销人需熟知费用报销管理办法，在送签前必须打算好相关附件。送签后的报销单不再修改。若因手续不全、单据不符合报销要求，致使报销金额与所填金额不相符的，均按审稽确认的金额执行。

第五章报销流程及要求

第二十八条综合事务部每周五集中代办日常报销手续，遇年末或特殊情况下可临时调整。

第二十九条费用报销应在费用形成后10个工作日内进行报销。以现金付款方法先付款后收票时应在付款后一个月内收回对应的收据，以工行付款方法先付款后收票时应在当月填写报销单并标明收据前面取得。票据遗失原则上不予报销。

第三十条报销项目费用时：报销人将填写完整的报销收据（包括费用报销单、差旅费报销单、劳务费签收单、补贴签收单、福利签收单等）交项目负责人复核。项目负责人需复核总额是否归于该项目，是否符合预算标准，是否超出预算金额或预算范围，是否符合中心的财务相关规定。初审无误后签字确认后递交部门初审。部门负责人对项目财务管理是否规范进行初审后再交由中心校长审批。

第三十一条非项目费用，由部门负责人或分管领导复核，并交由中心校长审批。

第三十二条中心校长经手的费用，应由项目负责人或综合事务主管复核，不得由本人复核。

第三十三条报销人持经中心校长审批的报销单到文员处报销。

第三十四条文员在报销前需初审票据是否合法，金额是否确切，是否符合中心财务制度和相关预算要求等。初审无误后签字、付款。初审中发觉有问题的，有权退回报销人重新填写。对于违背财务规定的开支，有权拒绝给以报销。

第三十五条单次报销费用超过500元的，通常通过交行拨款形式筹措报销费用。

第六章违法处理

第三十六条欠款逾期还贷的，每逾期1个工作日罚金欠款额的1%。逾期报销的，每逾期1个工作日罚金报销额的5%。不足1元的按1元估算。

第三十七条报销人徇私舞弊、弄虚造假，对违法违纪金额不予报销；对早已报销的，除退回违法报销金额外，同时对报销人给以违法报销金额1-5倍的罚金，情节严重者一律解聘并做进一步处理。

第三十八条初审人、审批人在资料不全、原始账簿不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对初审人及审批人给以违法报销金额10%-50%的罚金。

第三十九条因初审过错致使欠款人未在规定期间内结帐摊销欠款，或则未能从薪资扣回逾期欠款者，经办责任人（含：各级审批人）应承当不高于流失款支出50%的经济责任。按责任人基本薪资比列分别承当相应损失金额，并在拨备当期应发薪水中扣还。

第七章附则

第四十条本办法经校长办公大会讨论通过，由综合事务部负责解释。

第四十一条本办法经校长办公大会修订，自2022年1月1日起施行。

制订

修订

记录

修订

大会名称

大会时间

制订

校长办公大会

2014年7月20日

第一次修订

校长办公大会

2016年12月28日

第二次修订

校长办公大会

2019年7月8日

第三次修订

校长办公大会

2021年12月28日