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职场中,如何更好地进行工作汇报?

更新时间:2022-06-23 14:55:24作者:admin2

职场中如何汇报事半功倍,对于这个问题,核心点不是如何汇报,而是你向谁汇报,你汇报的对象是个什么样的人,决定了你所采取的汇报方式。因为不同类型的人所受用的汇报方式是不同的。如果你对A型的人,采取B种汇报方式,那一定是事倍功半的。要想事半功倍,对A型人就该用A种汇报方式才行。

通常我们的汇报对象有这些:对内有上级、领导、老板,对外有客户、甲方等等。按身份职位分那就太多了,而且每个人都有不同的性格特点,有没有更科学简便的分类方式呢?

有,那就是DISC行为语言分析,DISC理论是一套放之四海而皆准的标准来评估和管理人的行为,目前已经发展成为全世界使用最广泛的评量系统之一。

判断你汇报的领导是什么性格特质?DISC是一种有效方法,能够帮助我们更有效地进行沟通,预测他人的反应,进而更好地应对,甚至更好地“管理”他人的行为,更高效更有智慧地达成自己的目标。

李海峰老师在《我为什么看不懂你:世界500强都在用的DISC性格测试宝典》,将DISC四种性格形象的描述为女王D、段子手I、贤妻S和老干部C。

D:dominance支配型,代表着直接、控制与独断,在团队种扮演的是一个“指挥者”。

I:influence影响型,代表着爽朗、友善、外向、激情与热情。他扮演的角是一个“社交者”。

S:steadiness稳定型,代表着谨慎、稳定、耐心、忠诚与同情心。他是一个“支持者”。

C:compliance谨慎型,代表着组织、细节、事实、精准与准确,这一切是思考的结果,他是一个“思考者”。

DISC四种类型领导的形式风格、价值追求及需要的伙伴类型,都是不同的,下图可以具体了解下,知己知彼,百战不殆。

如何向D型领导汇报?D型人情绪易怒,最害怕被利用,以结果、控制为目标。作风直接、有压迫感、果断、好胜、自信、不摆架子。D在工作中表现出果断、反应快、擅长言辞、人际关系尖锐等特征。

因为以事为主,并要求一定要有具体的结果,所以他们厌恶犹豫不决、没有效率的工作方式。因为具有改革和创新的勇气,所以往往是公司的火车头。

不幸的是, D型人是最有可能成为“领导者”的那类人,或者说每位领导心中都有一个D。

在电影《家有喜事》中有这样一个场景,电梯门打开,一身西装的余珠(吴君如饰)眼睛一扫,傲然走出电梯间,向公司走去,经过前台,继续向自己的办公室走去,这时一位员工向她汇报工作:“余小姐,这个设计行吗?”

余珠边走便是扫了一眼,说“OK”。

“谢谢!”这个员工马上转身离开。

另一位员工把文件递到她面前:“余小姐,请你看看这份文件有没有问题?”

“没问题,发出去吧。”员工转身小跑去处理。

这时从另外一个方向跑来的余珠的弟弟,双手各拿着一套衣服,与她并肩前进,急速地说道:“今天下午一点……两点半……四点……电视台现在已经到了……”

弟弟说完这一串,已经气喘吁吁。

余珠听了下来,淡定地回答道:“OK,再说一次吧。”

弟弟懵了,“呃……一点半要……不是,一点那个……哎哟,完了,我已经不记得了。”

D倾向于快速地决策,最喜欢做选择题,所以跟她将重点就好。“好不好”,她瞟一眼就指导重点了,立刻可以做决定。当有很多见事情要汇报的时候,千万不要像上面那位老兄那样啰嗦。

我们能理解这位仁兄,九九以前也常常这样——因为在这样一个领导手下工作,很自然会做充分准备,干脆把时间表背下来,并且一股脑讲得很快,觉得这样是理想得工作状态,毕竟D比较急躁,但这样对D却是无效的。

在上述情景下,跟D型领导汇报工作的正确操作是怎样的呢?

告知今天最重要的工作是什么,下一步要做什么。最后给她一张清单:“老板,你今天最重要的事事接受电视台的采访,接下来需要你马上去换衣服。其余工作就在这张清单上,有任何问题随时问我。”

D要的只是“我接下来要做什么”。抓到这一点,你跟D相处起来就会变得轻松。讲最重要的以及最紧急的事,让D知道一切尽在掌握中。

为了确保自己的目标达成,D对周围有很强的掌控欲望,“一切都听我的!”

D的能力都很强,能同时兼顾很多事情。有时候看上去不那么注重细节,但实际上她认为重要的事,哪些细节都逃不过她精明的双眼。相反,她与人互动并不敏感。老板莫名其妙骂你,你要先检讨自己的工作。

要让女王D这个指挥者得到自我肯定,你无需过多赞赏他们的个人能力,但要多表示敬佩他们的影响力。

如何向I型领导汇报?I型领导,一般衣着鲜艳,喜欢装饰,走起路来风风火火,看起来很忙碌的样子,就这两样就已经足以让这个人成为焦点了。这是他们的特质:希望自己成为焦点,不喜欢被抢风头。

在汇报时间上面,要有眼力劲儿,领导在忙,可以说等您今天有空了我在来。有些下属会认为,领导一定喜欢目标感比较强的人,所以会经常去找领导约时间,甚至会堵在门口。当然I型的领导是享受这种被众人围绕的感觉,但如果忙碌到极限,没法享受这种感觉,领导会崩溃,甚至会逃避。

I型领导不喜欢一成不变,所以汇报形式上可以多样一些。比如在汇报时,别人都是口述或是用word文档,而你用图表、PPT、甚至手绘,将事情用一页纸说清楚,领导会更加的欣赏你。工作汇报中利用一些吸引眼球的方式,可以增加那种趣味性。

I型人本身是个开心果,喜欢有趣的事物,本身也很幽默。所以你和I汇报的时候也要尽量营造这样的氛围。给你的幽默,你要去及时回应,表示我懂你。

如何向S型领导汇报?如果你身边有一位领导很和善,通常走路说话都是不慌不忙的,不喜欢与人发生矛盾。你生气的时候还经常劝你看开点,那这个领导很可能就是S了。

和S领导汇报,要提前去约沟通时间,因为S领导喜欢把事情提前安排好。如果总是半路差一点事情进来计划总是被打乱,再加上这些事情本身进展的不太顺利,有些棘手的话,S领导会丧失安全感。

汇报形式上面不用花太大的心思,你可以创新,但是不要老是变来变去。尤其是不能让S领导为了适应你的创新去折腾。比如说,为了读取你的文件要装个插件。或者是为了看你的视频要下个app。

对于S领导来说,谨慎安全稳定是最重要的。他们不会因为你的一些小心思而随意改变工作的决策。同时在你的汇报内容里面也不要有什么偏激的内容。尤其是什么做行业第一的口号都可以收起来了,不然S领导会觉得你浮夸不成熟。

S领导的反应都偏慢,所以你在做工作汇报的时候语速不能太快,描述要尽可能详尽清晰。如果你发现他没有跟上你的节奏,要很善巧地表明,说可能自己没有说清楚,重新再讲一遍。所以汇报时间稍微长一些没有关系。

在氛围的营造上,跟S汇报工作,尤其是重要工作,一定要让s觉得是一个舒适熟悉的环境,否则他会有一点点不安全感,有不安全感,对一个谨慎特质的人来说,怎么可能去做决定呢?所以氛围营造上要尽量让他觉得舒适熟悉。

如何向C型领导汇报?如果你的领导对大事小事细节都会做要求,并且一件事情反复让你修改。如果他嫌你做的不好,或者是改不好的话,这个领导甚至会自己加班,要把这件事完成。这种美主义的做派是C型领导的特质。或者你发现你的领导表情严肃,眉头微皱,好像老是在想问题,这种思考者的表现,也说明他就是C型人。

C型领导人比较理性,擅长分析问题,但不太关注人给人感觉,不容易亲近。所以很多人会害怕与之相处,甚至不太喜欢去跟C汇报工作。其实这种想法大可不必,因为C领导是关注事情不太关注人,所以和C领导相处其实更简单,和对方一样一起把精力放在如何把工作做得严谨,专业就好了。

和C型领导汇报工作的时候,你要展现你专业和职业素养。比如说提前跟他约好汇报时间,规划好你做汇报时候各部分用多少时间。又比如把资料提前打印出来,做一些重点标注或标签提示之类的。只要你是考虑如何把一件事情做到完美,你所做的就会赢得C型领导的青睐,那什么才叫完美呢?你可以多向他请教,请他说出他的标准和要求。

好了,以上就是DISC四种不同特质的领导,所采取与的汇报方式和注意事项。人和人是不一样的,在向自己的上级或老板汇报时,最好想想他是哪种特质的人,最喜欢哪种汇报方式,然后有针对性地做好准备,才能事半功倍。

汇报工作是职场基本技能,好的汇报可以锦上添花,但企图仅通过汇报达到事半功倍的效果并不现实。

任务指标只达成50%,汇报的再精彩也无法改变这个结果。在汇报前,作为领导已经对相关结果有所评估,与汇报者所看角度可能有所不同,结果认同与否需要领导去衡量,与汇报是否精彩没有直接关系。

举个例子:以前单位销售总监到基层办事处开会,谈及产品问题时,有个同事洋洋洒洒汇报了一通。其实产品本身问题是存在的,通过他的妙口生花,博得现场一阵呼声。但是,在他汇报完毕后,领导只淡淡问了一句:“这个问题对销量影响有多少?”台下一片沉默。

这就是典型的对汇报对象和内容没有充分准备的错误示范,细小问题可改善,但在没有结果出来前,将问题影响扩大并不是领导关注的核心点。

作为职场人的基础技能,实事求是汇报固然重要,但有些技巧还是可以起到积极作用。

一、做好准备工作数据的重要性职场人都很清晰,在汇报资料中除了体现结果数据,还需要准备执行过程、基础数据,作为对主要数据的支撑,越充分越有说服力。

站在领导角度对汇报内容做预判,领导可能会提出的问题,以及需要怎样回复。

注意着装得体和情绪饱满,给领导一个好的开场印象。

二、不同场合区分汇报方式述职或竞岗:正式、严肃的场合需要全方位考虑,对表述方式、语气、表情、动作都有详细的规划,甚至提前自行彩排、演练。在汇报现场体现出饱满的精神状态,以及胸有成竹的自信,要当做这是表演的舞台,不能仅仅看着PPT念报告。

一般会议:小范围内召开的会议,相对气氛会更轻松些,在报告内容、表述方式和表情、语气方面不需要刻意做作,能够清晰明了传递出内容信息即可。

面对面交流:在非正常场所汇报,需要简洁明了,直接抛出结果和重要信息,无需讨论则控制时间在5-10分钟内结束。

三、抓住重点,分层次有序推进汇报进度。例如一般月度总结会议,汇报内容要有基本逻辑:当月达成目标情况--问题分析--下月目标分解--达成目标的方案和执行分解。

月度总结汇报内容中,当月达成和问题其实已经出来结果,领导对此有所判断和分析,所以,汇报重点应放在下月目标分解和达成目标的方案。

有序推进是要将整个报告内容层次分明地阐述出来,讲下月目标分解则需要由大致小的逻辑,如果从小逐步汇总到大,就显得凌乱不容易理解。

四、言语得体,忌唯诺和海夸。职场汇报虽然有不同场合可以分别对待,但还有几点注意事项通用在每个场合。

语言精练、准确,不要东一锤子西一棒子,更忌讳刹不住车天马行空地一通乱喷。

大方得体,给聆听者自然舒适的感觉,不要唯唯诺诺,在领导面前紧张不安、左顾右盼、低声耳语的状况,并注意眼神交流。

忌讳夸夸而谈和旁敲侧击的邀功,显得浮躁和过于自满,给人不务实的感觉。

总结:高质量汇报工作可以起到积极作用,但别奢求会产生事半功倍的效果。同时,需要注意将准备工作做细,不同场合分别对待,阐述报告时抓住重点分层次推进,言语得体并实事求是。

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