3.《《市场询价记录表》经财务初审、总总监审批后，向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。

4.《市场询价记录表》一式两联，一联由采购员存留（核实用），一联交财务，财务凭审批完成的采购单（或采购协议）为采购员申领欠款、打款手续（指须要现金订购或支付一定预付款的；后付款的，一律凭入库单、发票代办）。

5.重要物资、大宗物资的采购，应一律签署购销协议，走协议评审程序，并定期对供应商进行评审，且做出相关评审记录。

第五条初验入库

1.所有采购到的物资物品必须申领入库手续，一律填写《物资入库单》，由库房管理员初验合格签字，或库房管理员和使用部门人员共同初验合格签字。

2.初验时应查验物品名称、规格机型、数量等是否和申请的一致，以及物品的质量。数目不符的，一律按不超计划量的实有数目初验入库；存在品名、规格机型不符的，以及质量问题的，一律拒收。

3.《物资入库单》一式三联，一联存留库房（进帐、对账用），一联由采购员存留（对帐用），一联由采购员附于报销收据中，便于财务核账所用。

4.当所采购物资物品与计划存在出入时，应及时向总总监汇报，并协调物资物品申购部门，共同协商解决。

第六条物资物品领取

1.物资物品采购入库后，库房管理员应及时通知申购部门发放，并代办出库手续，填写《领料单》，双方均签字认可。

2.《领料单》一式三联，一联存留库房（核账对帐用），一联由出库部门保管（核账对帐用），一联由库房管理员年底转交财务（核算成本，冲减库存用）。

3.各部门应根据出库收据，逐级构建物资物品管理表册，尤其是固定资产类，逐级落实管理责任人。

第七条付款方法

1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务负责人初审，总总监核准签字后方可报销。

2.物料采购付款必须见供应商提供送货单，或有我司开出的入库单、采购定单、收款发票等收据方可结款或开期票。

第八条采购评审管理

1.单项（含综合项目采购，整车和配件采购及整车供应商指定的采购除外）采购金额超过10亿元的采购项目，应由相应的采购部门会同有关采购需求部门、财务部门和办公室进行采购听证会或协议评审会，采购部门应会前打算好充足的资料，如项目方案介绍，供应商询价记录或招投标情况，各供应商让利办法，性价比意见等相关资料。

2.办公室和财务部门应定期或不定期联合进行市场信息调查，做好市场信息调查记录，对前期订购活动进行评审，做好评审工作总结，报总总监参考。

3.采购价钱选取后，采购商品单位价钱在10000元以上或采购协议金额在10000元以上的，或有时常供货行为的（一年内有3次以上）应与供货商签订采购协议，广告、展示设计采购应与供应商签署协议。

4.采购协议必须进行协议评审会签，各职能部门对协议的内容和条款逐一进行审查，各职能部门负责人对协议进行联合会签，并对会签结果负责。只有经过会签同意的协议能够加盖公司的协议专用章或私章。

5、参加协议会签的职能部门：总总监、采购部门、办公室、财务部门、相关部门（如工程部）。协议会签的经办人为相关采购部门责任人。

6.采购活动结束后，采购人员应将采购协议原件交办公室存档，留打印件在财务备案，协议原件保管期限为3年。

7.供应商给与公司现金折扣和销售折让的情况，必须在协议条款中反映。禁止采购人员擅自缴纳或索取供应商回扣、佣金等。一经查明发觉，由公司视具体情况给与责任人解雇、降职或其他行政处罚。

8.每年年初，由办公室组织，对上年度的各种供应商进行评审，对价钱高、服务差的供应商进行淘汰替换。列举合格供应商名录。评审人员为：总总监、办公室负责人、财务负责人、相关部门责任人。

第九条日常管理职责

采购、保管和财务等人员，应严格落实北京中海集团的相关要求和制度规定。

1.采购员：做好采购市场行情的常常性调查；构建供应商资料与价位记录；做好平常的采购记录及对帐工作。

2.库房管理员（含工程部工地的临时库房）：严格落实履行物资初验、出入库手续；构建物资物品库房管理表册，做到账物相符，数目一致；做好日常物资物品卫生整洁、有序摆放；坚持每月一查一清工作。

3.财务人员：但凡没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务人员应拒绝付款；做好物资物品的费用结算、账务处理工作；组织人员，每季度对办公室库房进行一次盘点。

第十条本采购管理制度，经相关部门会审会签、总总监审批后施行。本制度若与总部制订的相关制度出现冲突，以执行总部制度为准。

2023年08月28日